¿Cómo hacer un WBS y pasarlo a MS Project Professional?

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En el artículo ¿Cómo hacer un WBS? publicado en mi blog se dieron los tips o recomendaciones para elaborar un buen WBS. Recordemos que el WBS o EDT se utiliza para definir el alcance del proyecto de trabajo en términos de entregables y para descomponer aún más estos entregables en componentes. Dependiendo del método de descomposición utilizado, el WBS también puede definir el ciclo del proyecto de vida, así como las prestaciones adecuadas al proyecto, programa o portafolio. Esta descomposición de alcance del proyecto es  necesaria para el control con representación de un nivel adecuado de detalle en la WBS.

A continuación, vamos a poner en práctica dichas recomendaciones usando la herramienta WBS Chart Pro (Figura 1) que es un software de gerencia de proyectos que se utiliza para crear un WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) de un proyecto, para luego pasarlo a Microsoft Project Professional 2007.

Figura 1. Pantalla del WBS Chart Pro

Para tal demostración vamos a poner como ejemplo el desarrollo de un portal web en el cual se mostrarán las tareas básicas para acometer dicho objetivo. Comenzamos creando la estructura principal de un WBS en el cual se tendrá en el nivel 1 el nombre o título del proyecto. En el nivel siguiente pondremos dos cajas más para los componentes Gerencia del Proyecto y de Desarrollo del Proyecto (Figura 2).

Figura 2. Nivel 1 y 2 del WBS

En mi experiencia en proyectos bajo el marco metodológico del PMI recomiendo tener dos estos dos componentes en todo WBS y posteriormente reflejarlo en el cronograma, ya que luego la ejecución y el control de las tareas de cada componente se tornan más viables en los aspectos de alcance, tiempo y costos.

A continuación vamos a proceder a insertar los subcomponentes del componente Gerencia del Proyectos: Inicio, Planificación, Ejecución y Control y Cierre (Figura 3).

Figura 3. Nivel 3 del componente Gerencia del Proyecto

Luego vamos a proceder a insertar los subcomponentes del componente Desarrollo del Proyecto: Fase de Diseño, Fase de Programación y Fase de Testing (Figura 4), teniendo en cuenta que el desarrollo del proyecto cumple con el ciclo de vida del software.

Figura 4. Nivel 3 del componente Desarrollo del Proyecto

Una de las preguntas típicas relacionadas con la preparación del WBS es: ¿Cuál es el nivel de detalle apropiado para el WBS? Se debe recordar que al construir un WBS se debe realizar la descomposición hacia abajo hasta que el componente esté claro para el gerente o responsable del proyecto. En nuestro ejemplo vamos a descomponer hacia abajo los componentes del nivel 3 de Desarrollo del Proyecto (Figura 5).

Figura 5. Descomposición de Nivel 3 de Desarrollo del Proyecto

Concluida la tarea de descomposición de los componentes del WBS que requieran un mayor detalle vamos a utilizar la función “Goto Project” para exportar el WBS a MS Project Professional (previamente se debe haber activado el macro en MS Project al momento de instalar el WBS Chart Pro). Antes de realizar la exportación configuramos algunos parámetros del proyecto a través de la opción Tools > Options. La Figura 6 muestra el cronograma generado a partir del WBS que hemos construido.

Figura 6. Cronograma generado a partir del WBS Chart Pro.

Personalmente recomiendo el uso del WB Chat Pro porque te ayuda en la fase de inicio y alcance preliminar del proyecto, realizar un diagrama y descomponerlo en partes se asemeja a la forma de pensar y analizar un problema al igual que un proyecto. En mi profesión utilizo el WBS para presentarlo en propuestas, planes de proyecto y presentaciones de kick-off o de comité de seguimiento. Para los sponsors o gerentes esta forma de presentación del alcance del proyecto es más digerible que ponerlo en un Excel o Project. Luego, una vez aprobado el WBS y exportado a MS Project se puede realizar todas las modificaciones que se deban tener en cuenta porque recuerden que el WBS es solo el esqueleto pero en el cronograma deben estar todas las actividades que se necesita para cumplir el proyecto de manera satisfactoria.

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  • Pingback: Tweets that mention El Blog de Luis Reyes | ¿Cómo hacer un WBS y pasarlo a MS Project Professional? -- Topsy.com()

  • Alfredo

    Puedes utilizar WBS Chart Pro 4.8 con Project 2010? Existe alguna actualización que lo reconozca y tendras algun site para buscarlo?

    • Hola Alfredo,

      Gracias por comentar el post. En efecto, WBS Chart Pro es compatible con Project Professional 2010 e incluso Project Server 2010, aparte de poder instalarlo en las últimas versiones de Windows (Vista y 7). Puedes descargar la demo de la siguiente url http://www.criticaltools.com/FTP/WBSProSetup.EXE .

  • Oscar

    Hola Luis,
    Quería consultarte cómo hacer para darle a una actividad una recurrencia interdiaria. Digamos que tengo una actividad de pruebas que se realizan cada 2 días, claro que tienen una actividad predecesora.
    Gracias!

    • Hola Oscar,

      Primero agradecer que leas el blog y que comentes. Espero que los posts sean de ayuda.

      Antes de contestarte, desearía situarte en el contexto de la Gerencia de Proyectos del PMBOK. En este contexto un proyecto crea un producto, servicio o resultado único, aplicando la misma definición a sus entregables (actividades y/o tareas) del proyecto, por lo que el término recurrente o repetitivo no existe pero no significa que no esté presente en algunos proyectos y se obvie. Por ejemplo, en el ejemplo que mencionas cada prueba podría estar utilizando los mismos recursos pero son únicos ya que cada prueba tendrá una batería de pruebas diferentes, diferentes datos de entrada, datos de salida, etc.

      De todas maneras, en las herramientas de soporte de gestión de proyectos como Project podemos colocar una tarea por cada ciclo de pruebas. Ten en cuenta que un cronograma o planificación no es algo estático. Cuando lo crees puedes tener 4 ciclos de pruebas iniciales y semana a semana o cuando lo actualices evalúa si te falta más ciclos de pruebas o no.

      Ejemplo cronograma

  • Alex

    Estimado Luis:

    Espero con este ejemplo me puedas ayudar a darme una mejor idea de como llevar el control de todos los proyectos de mi area:

    El cliente X solicita un servicio dedicado de Internet de 20 Mbps. Para poder proveer este servicio a traves de la ultima milla, hay dos maneras de hacerlo, a traves de fibra optica o de microonda.

    Dado que el cliente se encuentra a 5 km de distancia de nuestro mas cercano PoP, se solicitan los diferentes estudios de linea de vista y site survey. Independientemente de lo anterior tambien es necesario determinar si existe o no capacidad de la red.

    Como ves existen muchas areas involucradas y yo tengo una persona asignada a cada area para dar seguimiento y determinar la factibilidad del proyecto.

    La pregunta es como tener un control de todos los proyectos y poder visualizar, tanto el costo y el avance del proyecto.

    Saludos

  • Walter

    Hola, conozco el WBS Chart Pro y efectivamente funciona, pero quiero crear una herramienta de estructuración de proyectos y presupuestos, directa y necesariamente en Excel, para exportar los datos posteriormente a Project. La tengo prácticamente lista, pero el único inconveniente que le veo es el manejo poco práctico de la estructura de trabajo, pues manualmente debo digitar el nivel de esquema, la sangría y el código EDT (por ejemplo 01.04.01.02), alrededor del cual gira el resto de fórmulas ¿existe alguna herramienta o macro de Excel que me ayude a estructurar cualquier proyecto? Gracias.

  • Nina

    Hola.
    Muy didactico el post, tengo una duda, sobre los dos grandes grupos Gerencia del Proyecto y Desarrollo del Proyecto, cuando se elabora el project Desarrollo del Prouecto se encuentra dentro de las fechas de Ejecucion, Control y Cierre?? por que por ejemplo para realizar las tareas de la etapa de cierre se tiene que tener el software terminado verdad, en ese caso como se maneja en el project. Gracias.

  • Jose

    Hola Alex, creo que estas hablando de gestionar programas y portafolios de proyectos. Para poder hacer eso de forma efectiva y eficiente necesitas tener una herramienta poderosa como lo es Microsoft Project Server 2010. Ver el análisis de Garner Group relacionado con herramientas para la gestión de proyectos, programas y portafolios…….http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints/microsoft/vol14/article21/article21.html. El MS Project sólo sin el servidor se puede utilizar pero existen MUCHAS limitaciones.

    un cordial saludo,

    José S. Morales, MBA, MSPM, PMP

  • W. Aguero

    Instale nuevamente el Pert y WBS en mi PC. El Pert se enlaza con el MSProject 2010, pero el WBS me dice “no esta instalado el MSProject”.
    Lo desinstale y lo volvi a instalr el WBS, sigue igual.
    Volvi a instalar el MS Project 2010 y nada.
    Anteriormente lo tenia ambos con la version de prueba de 30dias el cual lo instalaba y desisntalaba cada vez q vencia el tiempo y funcionaban hasta la 3era.vez. Ahora tengo la licencia y no funciona el WBS
    ALguien me puede ayudar.
    Gracias

  • Máximo Uribe

    Estimado Luis,

    Junto con saludarte, quisiera saber de algún proveedor del software WBS quien además de entregar la licencia y el software realize una capcitación del uso, beneficios y compatibilidad con proyect 2010.

    Nuestra empresa de ingeniería tiene el centro de operaciones en Santiago de Chile.

    Atento a tus comentarios

    Máximo Uribe Cerón
    Ingeniero de Proyectos

    • Hola Máximo,

      No conozco proveedor alguno que comercialice con el software WBA Chart Pro, sin embargo la empresa propietaria de WBS Chart Pro que es Critical Tools vende el software por cantidad de licencias a utilizar; en su web puedes ordenar 25, 50 y hasta 100 licencias y el costo es de US$3250, US$5000 y US$8000 respectivamente. En esa misma página hay enlaces para capacitaciones de su producto y de Project 2010.

      Por otra parte si quieres podría realizar una propuesta para la realización de una presentación con los beneficios de WBS Chart Pro e integración con Project 2010, antes de que lo compres para todo el centro. Luego si te sigue interesando ya se pondrían en contacto con la empresa Critical Tools para el licenciamiento y la capacitación. Si quieres escríbeme al correo lreyesp@gmail.com y lo comentamos a detalle.

      Un saludo y muchas gracias por visitar el blog.

  • derly constanza

    Luis una pregunta:

    Quiero saber mas detalladamente en el cronograma que nos muestras, que activiades van en la gestion de proyectos. Agradezco me aclares este ejercicio

    DERLY CONSTANZA

    • Hola Derly,

      No sé si te entiendo completamente a tu consulta pero si a lo que te refieres es al detalle (tareas) específicas de las actividades que se encuentran replegadas en la fase de Gestión de Proyectos son las mismas que se muestran en la figura 3 del post. De todas maneras, se puede seguir realizando un análisis hacia abajo o bottom-down para seguir descomponiendo en tareas más básicas. Por ejemplo, la actividad Inicio se puede descomponer en Desarrollo del enunciado preliminar del alcance y Elaboración del project charter, y así sucesivamente. En un cronograma Project se mostraría de la siguiente manera:

      Espero haberte servido de ayuda.

      Un saludo y muchas gracias por visitar el blog.

  • Jose Maria Garcia Mañero

    Buen articulo. Tengo una duda. Si el wbs solo debe representar entregables, es correcto tener un paquete de gerencia del proyecto? Se trata de una practica recomendada por el pmi?

    • Hola Jose Maria,

      Una buena práctica que recomienda el PMI es tener un paquete nivel 1 de Gerencia de Proyectos, ya que las actas, planes de proyectos, solicitudes de cambios, etc. también se consideran entregables del proyecto y estos demandan tiempo y costo en realizarlos. Y es por esto último que se recomienda que entre en el WBS para que luego pueda ser cuantificado a nivel de tiempo y recursos.

      Espero haber aclarado tu duda.

      Un saludo y muchas gracias por visitar mi blog.

  • Diana

    Muy interesante el artículo.
    Yo tengo dos consultas:
    1) La figura 4 representa la base de lo que se debería utilizar para cualquier proyecto TI ?
    2) Acaso no todos los proyectos de TI tienen la misma estrucura del WBS ?

    • Hola Diana,

      Respecto a tu primera pregunta, el esquema WBS o EDT de la figura 4 no es una base para cualquier proyecto de TI, es un ejemplo para un proyecto que cumple el ciclo de vida del software. Un proyecto de instalación de redes o de traslado de servidores tendían otro esquema. No todo los proyectos de TI tienen la misma estructura WBS o EDT.

      Espero haber podido ser de ayuda.

      Un saludo y muchas gracias por visitar mi blog.

  • Diana

    Una consulta con respecto a los entregables:
    En lo que es Gerencia del Proyecto, supongo que los entregables son los planes del proyecto?
    Y en Desarrollo del Proyecto van los artefactos? (Casos de uso, tablas, etc.) cierto?

  • Carlos

    Hola excelente Blog!

    Me ayudo a guiarme cual Microsoft Proyect es para realizar
    la migracion Mil Gracias Luis Reyes!

    Att

    Carlos Martinez

    • Gracias Carlos!

      Que bueno que mi post te haya aportado información de valor.

      Muchas gracias por visitar mi blog.

      Luis

  • Eliana

    Hola!

    Interesante articulo. Una pregunta a nive lde softaware chart pro y project. Una vez que traslado un wbs a project, existe la manera de desvincular los archivos?.. cada vez que quiero abrir el wbs me abre el project; incluso si quiero copiar ese estructura de trabajo no logro esvincular un archivo de otro. te ha pasado? sabes desvincularlos.

    Gracias!

  • Pablo

    Hola, muy buen post. Pero me queda una duda.
    Y creo que involucra una pregunta sobre la estructura EDT de proyectos TI.
    En teoría los entregables de un proyecto TI son casi los mismos en un 90%, según mi experiencia. Entonces, al ser casi los mismos el EDT también debería ser casi el mismo en igual proporción.
    Qué podría ser diferente si se cumple con las etapas de un proyecto y con el ciclo de vida del software?
    Gracias.

    • Hola Pablo,

      Hoy en día en los proyectos de TI tienden a ser más ágiles lo cual hace que la cantidad de entregables sea lo mínimo recomendado ya sea por el propio jefe de proyecto o por una metodología ágil tipo Scrum, sin embargo hay proyecto que se siguen llevando de la forma tradicional, ya sea por su tamaño o porque involucra mucho presupuesto o muchos equipos. Dependiendo del tipo del ciclo de vida del software se personalizaría la EDT, a fin de que se ajuste a las necesidades que se requiera.

      Espero haber podido ayudarte en aclarar tu duda y muchas gracias por visitar mi blog.

      Un saludo
      Luis

  • Fernando

    Hola tengo unas preguntas

    Para permitir el enlace entre WBS Chart pro y MS Project, este debe configurar

    A Deshabilitado de todas las macros
    B Deshabilitado de todas las macros con notificación
    C Habilitar todas las macros
    D Habilitar solo las macros habilitadas digitalmente

    Gracias por la rspta.

    • Hola Fernando,

      Habitualmente el WBS Chart Pro necesita que MS Project permita la ejecución de macros, aunque me parece que la última versión de MS Project ya no es necesario.

      Espero haber podido ayudarte en aclarar tu duda y muchas gracias por visitar mi blog.

      Un saludo
      Luis

  • Diana

    En mi empresa se está realizando un proyecto de software y se va a utilizar RUP pero se quiere gestionar con PMBOK.
    Mi pregunta es: Si RUP es incremental. Cómo se gestiona el tiempo para determinar mi cronograma?
    En qué etapa se decide eso?
    Y mi otra pregunta es si la gestión de requerimientos PMBOK se une con el Análisis de requisitos del RUP?
    Gracias.

    • Hola Diana,

      La diferencia entre RUP y PMBOK es que el primero es una metodología y la segunda un marco de referencia que engloba conocimientos, herramientas y técnicas. Esto te da una flexibilidad para utilizar PMBOK y RUP de manera complementaria. La determinación del cronograma se realiza en la planificación del proyecto.

      Respecto a la gestión de requerimientos, PMBOK no tiene un proceso definido sino que es parte de la definición del alcance del proyecto. RUP sin embargo tiene un análisis de requisitos que es muy completo y se puede utilizar completamente.

      Espero haber podido ayudarte en aclarar tu duda y muchas gracias por visitar mi blog.

      Un saludo
      Luis

  • Alexander

    Hola
    Tal vez me puedas guiar.
    Tengo el chart pro y el project en windows 8.1.

    Por más que instale y desinstale el project el wbs me dice que no tengo activo el project. que podra ser? ya no se que más intentar

  • Alexander

    Hola
    Tal vez me puedas guiar.
    Tengo el chart pro y el project en windows 8.1.

    Por más que instale y desinstale el project el wbs me dice que no tengo activo el project. que podra ser? un asunto de versiones?

    • Hola Alexander,

      Que versión de chart pro tienes? Más que la versión de Windows debes fijarte en la versión del MS Project. Puedes ver el log de cambios en http://www.criticaltools.com/Update_History.html

      La última versión es la 5.1 e incluye la compatibilidad con MS Project 2016. Puedes descargar una versión de prueba en http://www.criticaltools.com/download.html

      Espero haber podido ayudarte en aclarar tu duda y muchas gracias por visitar mi blog.

      Un saludo
      Luis

  • Antonio

    Estaba viendo en el cronograma que figura en este post que tu projecto se divide en dos grandes paquetes, 1.1 Gerencia del Proyecto y 1.2 Desarrollo del Proyecto. Entiendo que 1.1 son las labores del Gerente del Proyecto (GP) y 1.2 la parte operativa.
    En la parte de Ejecución y Control se dedica de lleno mientras dure todo el 1.2.
    Pero qué pasa si durante esta labor de Ejecución y Control se requiere al gerente por menos horas o de manera intermitente?
    Es decir la misma cantidad de días, pero solo medio tiempo o 4 horas diarias o de manera interdiaria? Cómo se maneja eso?
    Gracias y felicitaciones.

    • Hola Antonio,

      El caso que comentas se puede reflejar en el MS Project en la Hoja de Recursos. Luego en el diagrama Gantt o de actividades puedes asignar el porcentaje o uso de un recurso en una actividad específica.

      En el caso que comentas sería aplicar el recurso al 50% (4 horas) a la actividad Ejecución y Control, como lo puedes ver en el gráfico siguiente:

      Cronograma

      Espero haberte ayudado en aclarar tu duda y muchas gracias por visitar mi blog.

      Un saludo
      Luis

  • Jessica Campodónico

    Interesante el post.
    Tengo una consulta sobre los costos de los recursos, humanos o compras, etc. Se considera el costo bruto? es decir con los impuestos incluidos?? o el costo neto?
    Por ejemplo al comprar equipos se considera el costo neto o con el impuesto? Y en caso haya fletes eso va aparte. Cierto?
    Y en el caso de un trabajador, el proyecto dura 1 año, se considera todos los gastos de incluirlo en la planilla?
    Gracias.

    • Hola Jessica,

      En la gestión de los proyectos, normalmente se consideran los costos sin incluir los impuestos y es muy común definir los gastos administrativos (como los que se generan al incluir a una persona a la plantilla) en la hoja de recursos como costo:

      Cronograma

      Y luego enlazarlo a una tarea donde se puede reflejar el consumo o uso de este costo.

      Cronograma

      De todas maneras, es una forma (de muchas otras) de gestionar los costos del proyecto.

      Espero haberte ayudado en aclarar tu duda y muchas gracias por visitar mi blog.

      Un saludo
      Luis

  • Maria Amparo

    Tengo un proyecto que dura aproximadamente dos años,mas o menos 1900 actividades, al plasmar cada actividad en el project este se vuelve muy engorroso de realizar, ademas que una vez colocadas todas las actividades el balancear los recursos en el project se vuelve casi imposible, no se si exista una manera diferente o que haga este trabajo menos estresante.. Agradezco sus comentarios..

    • Hola Maria,

      Existen diversas técnicas para aligerar las actividades de un cronograma pero basado en mi experiencia te sugiero agrupar las actividades en fases para que sea más manejable o manejar dos cronogramas. Uno a mucho con todo el detalle y otro con el detalle mínimo o ejecutivo.

      Espero haberte ayudado en aclarar tu duda y muchas gracias por visitar mi blog.

      Un saludo
      Luis