Las palabras correctas

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El clásico “A través del espejo” de Lewis Carroll (1871) pareciera no tener mucho que ver con el panorama actual de muchos proyectos en el mundo; sin embargo, la siguiente frase de Humpty Dumpty debería estar presente en las comunicaciones de muchos proyectos: “Cuando uso una palabra, significa exactamente lo que yo quiero que signifique – ni más ni menos.”

Curiosamente, el punto de vista sobre la comunicación que tiene el Sr. Dumpty es similar a la opinión que tiene la mayoría de personas hoy en día. Pero si uno desea comunicar un propósito, el oyente tiene que entender el significado de las palabras que escoges en la comunicación.

Hacer ruido o enviar mensajes de correo electrónico no es una verdadera comunicación; la comunicación es un proceso de dos sentidos para construir un entendimiento común. Sin dicha comprensión es imposible ponerse de acuerdo, en desacuerdo o resolver cualquier cosa.

Aunque cualquier lenguaje se compone de palabras y las palabras tienen significado, el contexto en que se expresan es muy importante. Por ejemplo tomemos la siguiente frase: “Ernesto está interesado en el CAPM”. La mayoría de personas del mundo de la Gerencia de Proyectos no tendría muchos problemas para distinguir el significado de la palabra CAPM (Certified Associate in Project Management), pero si utilizamos esa misma palabra en un contexto diferente su significado variará. Por ejemplo, si estamos en un contexto financiero la palabra CAPM se vinculará con el modelo de valoración de activos de capital (Capital Asset Pricing Model).

Pero no es tan sencillo, especialmente para los gerentes de proyectos de trabajo con equipos multiculturales y multilingües. El contexto dependerá de toda una serie de factores, incluyendo el background profesional. Pregunte a un arquitecto sobre su plan de proyecto y obtendrá un conjunto de dibujos y planos. Pregunte lo mismo a un gerente de proyecto y obtendrá una pila de documentos, incluyendo el cronograma, presupuesto y alcance.

Luego están otros lenguajes construidos en la jerga del sector, la abreviatura utilizada en textos y mensajes en programas como Messenger o Twitter que puede ser casi indescifrable para extraños. Todas estas diferencias y rarezas sutiles son cada vez más complicadas para miembros de equipo que no hablan en su lengua materna.

“Lidiar con las anomalías propias de una lengua materna es aprendido desde la infancia “, dice Khalil Saeidzadeh, PMP, un consultor en gestión de proyectos y programas en Melbourne, Australia. “Interpretar correctamente las anomalías de otro idioma es mucho más difícil”. En conversaciones cara a cara, reconocer brechas o diferencias en la comunicación es bastante fácil. Sin embargo, la llegada de mensajes de correo electrónico, textos y equipos virtuales complican esta tarea.

En un equipo virtual, probablemente más del 90 por ciento de la comunicación se basa en mensajes de correo electrónico y mensajes de texto. Las reglas de una comunicación efectiva son diferentes y el grado de aceptación de estas “nuevas reglas” varía según la edad. La mayoría de las personas entre 50 y 60 años necesitan ver a alguien con quien tratar al menos una o dos veces para establecer una comunicación efectiva abierta y entendible; mientras que los jóvenes parecen totalmente cómodos comunicándose sólo por correo electrónico y mensajes de texto.

¿Qué significa esto para un gerente de proyectos al desarrollar un plan de comunicación hoy en día? La respuesta corta es: no lo sé. La comunicación del proyecto sigue siendo de vital importancia, sobre todo en regiones como Asia Pacífico y Europa. Pero depender de un conjunto de protocolos que funcionó en el pasado sin una cuidadosa evaluación de su eficacia actual es probable que sea contraproducente.

Es realmente una nueva era de la interconectividad, y los jefes de proyecto en la segunda década del siglo 21 será necesario volver a evaluar periódicamente lo que funciona y lo que se necesita cambiar para poder comunicarse con todos los interesados. La única “regla antigua” que sigue siendo válida es que si la comunicación falla, la culpa es del comunicador por no comprobar si el mensaje fue recibido y comprendido. Todo lo demás está evolucionando y cambiando. Y si no estás prestando atención, Usted y su proyecto puede acabar en el agujero del conejo.

 

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Fuente: Artículo traducido y adaptado del original en inglés The Right Words de Linda Bourne, DPM, PMP publicado en la revista PM Network March 2010, volumen 24, Nº 3.